Comment faire des réunions utiles ?

Selon un sondage IFOP publié en octobre 2018, 92 % des cadres participent régulièrement à des réunions, pour un total moyen de 4 heures par semaine. Seuls 12 % des interrogés estiment que « toutes » les réunions auxquelles ils assistent sont « réellement productives et efficaces ». Quelques mois plus tard, en janvier 2019, selon une autre étude menée par Barco, la moitié des cadres interrogés estime que les réunions sont trop fréquentes, trop longues, et pas assez pertinentes. De fait, une réunion dure 48 minutes à l’échelle mondiale pour 57 minutes en moyenne en France. Un chiffre très élevé puisqu’une réunion efficace doit durer 21 minutes selon les auteurs de l’étude.

Comment transformer les réunions de travail ?

Qu’en est-il aujourd’hui ? Pouvons-nous dire que l’épidémie de réunionite aigue a été combattue et que seules quelques « entreprises gauloises » persistent et signent ? Pouvons-nous applaudir les nombreuses initiatives menées par les dirigeants et les managers pour communiquer et faire travailler autrement ? A lire quelques articles sur le sujets, à entendre les témoignages de mes clients, à participer à certaines de ces réunions–¦. Je ne crois pas.

Alors comment en finir avec des réunions chronophages et inefficaces pour faire de la réunion une rencontre utile pour l’entreprise et une expérience à vivre pour les participants.

Utiliser les principes d’action de l’intelligence collective pour animer une réunion

Inviter les participants

L’invitation adressée à chacun est le premier contact que le participant a avec la réunion et son organisateur. L’invitation doit être soignée sur le fond et sur la forme. L’objet de la réunion doit faire sens pour la personne invitée. Sa présence a une utilité majeure. L’objectif de la réunion doit être mentionné de façon à ce que chacun se prépare à contribuer. Les modalités pratiques sont renseignées et toutes les informations qui peuvent faciliter l’accès à la réunion doivent être mentionnées. Il peut être utile de préciser ce avec quoi chacun doit arriver. Y compris son implication et sa bonne humeur–¦ Mettre du sourire dans l’invitation est une option pour donner envie.

Préparer la réunion

Vous êtes l’organisateur et maître de cérémonie, vous connaissez votre objectif, vous préparez les étapes qui vont vous permettre d’y arriver, vous cadencez chaque étape pour rythmer la réunion, vous préparez votre matériel, vous vous assurez des conditions logistiques.Vous êtes le facilitateur des échanges, vous avez adressé en amont un cahier des charges aux intervenants que vous avez sollicités.

Accueillir les participants

Un café, des jus de fruits, des fruits, des bonbons, tous les agréments qui permettront à chacun de se sentir bien seront les bienvenus. Accueillir c’est aussi dire à chacun, merci d’être venu, de reconnaître la personne pour sa présence et le professionnel pour son apport. Ce signe de reconnaissance peut prendre différentes formes, mais la remise d’un objet personnalisé y contribue. La manière dont le badge est libellé est signal adressé. Pour les réunions d’équipes, régulières et moins formelle, il est intéressant d’adresser un signe de reconnaissance à chacun. Au manager alors de savoir accueillir, mais cette étape peut être totalement transverse.

Créer le groupe, installer la dynamique collective

Le groupe se connait et tombe alors dans la routine de la rencontre. Le groupe ne se connait pas et chacun appréhende la rencontre. Créer le groupe c’est dire à chacun : cette réunion est la vôtre, la nôtre. Nous avons tous notre responsabilité pour faire de ce moment ce que nous voulons qu’il soit. Pour cela il s’agit de donner la parole individuellement à chacun. Vous avez alors une panoplie de brise-glace à votre disposition et à personnaliser à votre guise pour cette étape fondamentale et trop souvent oubliée des réunions de travail hors séminaires et teambuilding.

Donner à chacun un rôle à jouer, chacun est acteur, faire travailler les participants ensemble

Si les membres d’un groupe en réunion se cachent derrière leurs écrans c’est signe du manque d’intérêt du sujet, de la longueur de la réunion, bien sûr, mais c’est aussi signe d’inutilité. Choisir les bons interlocuteurs et les bons participants est indispensable. Il faudra oser convier le chargé d’études à la place de son responsable parce que à ce moment-là du projet, c’est le chargé d’étude qui aura toute l’utilité attendue pour atteindre les objectifs. Cela renvoie à la question des rôles de chacun de l’entreprise et de la force de l’organisation systémique versus le poids d’un organigramme hiérarchique.

Partager un objectif commun pour la réunion

Pour que la dynamique collective installée en début de réunion vive à chaque instant, il est utile de s’assurer que l’objectif de cette rencontre est partagé par tout le monde. C’est la condition sine qua non pour que tous les participants aillent dans l’action.

Animer avec intention. Tenir le cadre

Pour le dire autrement, l’intention ce serait l’expérience que vous avez envie de faire vivre aux participants. Avec quels ressentis vous souhaitez qu’ils repartent ? Quels messages souhaitez-vous qu’ils portent auprès des autres éléments du système qu’est votre entreprise ? Tenir le cadre, c’est respecter les règles du jeu que vous avez définies, c’est respecter le timing annoncé.

S’engager ensemble dans l’action

La réunion aura été efficace si chacun repart avec d’une part le sentiment d’avoir été utile à quelque chose, d’avoir contribué à un projet commun et de savoir quel rôle il a à jouer en sortant de la réunion pour donner une suite. L’usage des exercices d’intelligence collective est atout majeur dans cette étape car ils visent tous à mettre les participants dans l’action. Emergence, divergence et convergence sont les 3 mots clés du processus d’animation de l’intelligence collective. Ce processus conclut par l’action. Pour les réunions d’équipes régulières et récurrentes, les décisions d’actions qui ont terminé la réunion précédentes, sont les sujets d’introduction des réunions suivantes.

Quelques variantes

Variante empruntée au LEAN MANAGEMENT : faites vos réunions debout, dehors, sortez du cadre, vos réunions durent 5′ 10’–¦ elles sont plus régulières, elles s’appuient sur du visuel, chacun participe.

Variante MANAGEMENT : ce n’est pas le manager qui anime la réunion–¦ partagez les règles du jeu de votre équipe sur ce que doit être, dans cette équipe, une bonne réunion. Celle de Pierre ne sera pas celle de Paul, mais Pierre et Paul animeront à tour de rôle avec leur vision et leur sensibilité.

Variante SEMINAIRES : pour faire vivre une expérience aux participants, prenez la personne dans l’ensemble de ce qu’elle est et faite lui ‘travailler’ son QE (quotient émotionnel), son QI (quotient intellectuel), QC (quotient corporel)–¦ Un outil qui intègre les 3 c’est la marche coaching ou la marche socratique comme d’autres l’appellent.