11 septembre 2020

5 exemples d’événements internes en entreprise

La fin d’année est traditionnellement rythmée par des événements internes d’entreprise majeurs. Cette période de crise sanitaire redistribue les cartes du jeu. J’ai joué à  inventer 5 programmes événementiels pour vous inspirer et vous aider à  réinventer…

Et voilà , 2 semaines après la rentrée, l’ombre de nouvelles restrictions présentielles planent sur les entreprises. Ecoles fermées, malades et cas contacts confinés, regroupements de personnes limités, etc. Et pourtant la vie doit continuer–¦ Dans l’entreprise, le dernier trimestre est une période majeure. Les équipes font le point sur l’année passée et préparent celle à  venir. C’est l’heure des séminaires de bilan/lancement et c’est le temps des vœux.

Beaucoup de dirigeants, de managers, de professionnels de la communication interne, tous ceux qui sont aux manettes de ces rendez-vous à  ne pas rater se questionnent sur le « comment faire ». Entre événements présentiels distanciés ou transformation digitale 100% à  distance, quelles sont les solutions possibles.

La situation étant inédite, le partage de bonnes pratiques entre professionnels est compliqué et se base surtout sur des perceptions, des expérimentations, des espoirs. Et pourtant ces temps forts de la vie en entreprise doivent s’organiser.

Alors j’ai fait l’exercice d’inventer des ingénieries événementielles en choisissant 5 typologies d’événements.  

  1. Les vœux
  2. Les séminaires d’équipe, séminaires managers
  3. L’accueil d’un nouveau collaborateur
  4. Un pot de départ
  5. Un anniversaire d’entreprise

Les propositions n’engagent que moi, sont volontairement un peu exploratoires,  voire inadaptées. Néanmoins, ces quelques idées pourront peut-être vous inspirer et vous permettre d’inventer vos propres événements.

Et si, à  votre tour, vous avez envie de partager vos idées et vos réalisations, cela nous permettrait de constituer ensemble une bibliothèque des nouveaux événements internes en situation de covid–¦ Je publierai très volontiers vos partages lors d’un futur autre article. Merci par avance de votre contribution.

Les vœux

Un vœu est un espoir, un désir qu’un événement s’accomplisse. Quand ils sont adressés, les vœux sont bien plus qu’une cérémonie annuelle, ils prennent une fonction sociale. Ainsi échangés, ils deviennent une intention à  la fois personnelle et partagée. Cette intention porte ses conséquences dans sa réalisation. L’énoncé d’un vœu a donc toute son importance.

Et si la traditionnelle cérémonie des vœux, redevenait ce geste simple, cette intention sincère, cette attention particulière que l’on adresse à  l’autre ?

Dans cette configuration, le discours d’une direction générale porté aux collaborateurs ne fait plus sens. Mais les messages d’une équipe à  une autre, d’un collègue à  un autre deviennent les fondations d’une nouvelle année. Quand la réussite est souhaitée, elle peut devenir réelle parce qu’elle est adressée.

Regarder la cérémonie des vœux sous ce prisme efface les questions logistiques liées aux contraintes physiques. La convivialité ne se résume plus au verre de l’amitié partagé sans intention. Elle s’incarne dans le dispositif tout entier.

Prenez la symbolique de l’arbre et faites-en un arbre à  vœux

Physiquement présent si vous avez la possibilité de vous réunir ou digitalement symbolisé pour des équipes géographiquement éloignés ou obligées de se distancier, l’arbre à  vœux pourra rester fil conducteur de votre année à  venir, et rythmer d’autres forts internes de votre année.

Les modalités d’expression des vœux vous sont propres. Intuitu personae, collectif, bilatéral, tripartite, corporate, personnel, professionnel, etc. vous définissez vos règles du jeu.

Les séminaires d’équipe, séminaires managers

La réussite d’un séminaire tient dans son caractère participatif. Au plus les participants sont acteurs de l’événement et constructeurs des décisions, au mieux ils s’engagent dans la mise en œuvre opérationnelle des actions qui en découlent.

Maya Angelou disait «  les gens ne se souviendront pas de ce que vous avez dit, de ce que vous avez fait, mais ils se souviendront de ce que vous leur avez fait ressentir  ».

Et si vous mettiez les émotions au cœur de votre séminaire ?

Comment structurer un séminaire de bilan d’activité et/ou de lancement d’année en s’appuyant sur les émotions ?

Les résultats chiffrés, les bilans, les KPI’s, etc. tout le monde a lu, sait lire, lira les tableaux de suivi des activités. Par contre, qui s’est déjà  exprimé sur ce qu’il a ressenti face à  la réussite ? A qui a-t-on déjà  demandé s’il voulait revivre à  nouveau cet état et s’il avait identifié ce qu’il fallait faire pour y arriver ? Ne croyez-vous pas qu’un collaborateur pourrait déployer l’engagement attendu pour ressentir à  nouveau ces papillons dans le ventre quand la réussite a croisé son chemin, pour revoir les étoiles de fierté dans les yeux de sa famille quand il a raconté sa réussite ?

Concrètement comment fait-on me direz-vous ?

Je vous propose une solution parmi toutes celles que vous pourrez inventer :

  • Demandez à  chaque collaborateur d’écrire  l’histoire d’une réussite professionnelle, individuellement, chacun «  dans son coin  ». Ce récit devra respecter quelques consignes qui visent à  faire émerger des impressions, des ressentis, des procédés d’action, etc.
  • Au sein de chaque équipe, les collaborateurs racontent leur histoire. En présentiel ou à  distance l’écoute active et pleine conscience est requise. Un jeu de questions structurantes et bienveillantes invite le narrateur à  revivre les émotions liées à  cette réussite.
  • Séduit par l’idée de reproduire le schéma de la réussite, le collaborateur est invité à  identifier les comportements, les attitudes, les actions mis en œuvre dans cette réussite pour en faire des leviers pour l’année à  venir.
  • En toile de fond le manager, qui pilote la séance, raconte les réussites passées de l’équipe et de l’entreprise. Il projette l’équipe dans les chantiers et les réussites de l’année à  venir.
  • Ensemble ils dessinent l’esquisse de leur année à  venir, sur laquelle chacun a une place et sait comment tenir son rôle.
  • Chaque manager remonte son esquisse à  son manager qui le remonte à  son manager qui en fait un ouvrage commun. Une fois ce carnet noir et blanc des esquisses partagées, il est distribué à  chaque collaborateur pour qu’il puisse, tout au long de l’année, y mettre ses couleurs, les couleurs de ses émotions.

L’accueil d’un nouveau collaborateur

Tout le monde se souvient de sa première fois–¦

Première fois que j’ai fait du vélo sans les petites roues,

Première fois que je suis tombé amoureux(se)

Première fois que j’ai mangé du wazabi

Etc.

On s’en souvient parce que chaque première fois est une expérience qui reste en mémoire. Mais comme notre mémoire est sélective et a tendance à  ne retenir que le mauvais, (cela vient de notre instinct de survie qui retient le mauvais pour ne pas se faire avoir 2 fois–¦), la première fois d’un engagement durable doit provoquer des souvenirs positifs.

  • Un accueil personnalisé est une expérience positive mémorable,
  • Un rite de passage est une expérience positive mémorable,
  • Préparer la venue du nouveau collaborateur et lui remettre son «  kit  » nominatif, personnalisé, et son cadeau de bienvenue est une expérience positive mémorable,
  • Je te reconnais en tant que personne et en tant que professionnel est une expérience positive mémorable,
  • Je te fais une place et te donne un rôle majeur à  jouer au sein de l’équipe est une expérience positive mémorable,
  • Je m’intéresse à  qui tu es et cherche à  comprendre comment tu fonctionnes et ce qui t’anime est une expérience positive mémorable.

Si le collaborateur vit ces 6 temps forts pour ses premiers pas dans l’entreprise, il se souviendra de cette journée comme l’une de ses belles premières fois.

L’avantage de ces 6 temps forts c’est qu’ils peuvent se vivre à  distance.

Un pot de départ

40 ans au sein de la même entreprise et Jean part en retraite en plein covid.

Fidèle collaborateur, maillon fort de nombreux projets, Jean est apprécié de tous.

Vous aviez prévu de lui organiser une fête de départ avec collègues, amis, famille.

Mais voilà , covid est là  et tout s’annule. L’entreprise ne prendra pas la responsabilité d’organiser un tel événement.

Jean était un grand collaborateur ? Voyez les choses en grand !

Idée 1  : Vous savez o๠habite Jean, vous mettez sa femme dans la confidence–¦ Le jour J, Jean est dans la rue devant chez lui, et vous défilez en cortège de voitures musique à  fond, warning éclatants, et klaxons tonitruants–¦

Idée 2  : Une photo de l’équipe, une photo de l’entreprise, Jean et ses collègues, Jean au boulot–¦ vous choisissez la photo qui illustre le mieux la vie de Jean dans la boite–¦ et vous en faites un puzzle de 1000 pièces (si vous êtes 1000 dans la boite c’est sympa  !)

Idée 3  : Des petits mots dans une grande boite–¦ Les enfants adorent recevoir des gros cadeaux, dans des boites qui sont plus grosses qu’eux. Le plaisir de déchirer le papier, l’impatience de découvrir ce qu’il y a dedans. Chaque collaborateur écrit un message, offre un objet symbolique, prend une photo, etc. Le tout est mis dans une (très) grosse boite. Et bien sûr c’est le facteur qui livre–¦

Idée 4  : 40 ans d’expérience dans la même entreprise est un parcours mémorable. Cela vaut un reportage. Une poignée de collaborateurs bénévoles se transforment en journalistes et réalisent un reportage sur Jean en allant notamment interviewer des collaborateurs. Un petit montage audio plus tard, vous disposez d’un reportage de quelques minutes à  diffuser sur sa radio préférée (si vous ne pouvez pas avoir un créneau presse, achetez un petit encart pub). Avec le soutien de la femme de Jean qui saura trouver le bon moment pour qu’il soit à  l’écoute–¦. L’antenne est à  Jean  !

Et je m’arrête là , parce que les idées fusent–¦

Un anniversaire d’entreprise

10 ans, 20 ans, 30 ans, et plus encore, la vie d’une entreprise laisse des traces.

Au moment de célébrer ces années d’activité, la question qu’il pourrait être posée c’est « quelle est la trace que je souhaite laisser aujourd’hui ici et maintenant ? »

En cette journée anniversaire, ma trace sera sociétale :

  • Quelle cause, quel engagement, quelle association je souhaite soutenir  ? (sportif, santé, culturel, éducatif, autres)
  • Je monte un challenge qui implique tous mes collaborateurs,
  • Je leur parle de la trace que nous allons laisser tous ensemble,
    • D’o๠venons-nous–¦. notre histoire
    • Qui sommes-nous –¦ notre raison d’être
    • O๠allons-nous–¦ notre avenir ensemble
  • Je choisis un jour–¦ le même pour tous. Tous ensemble physiquement, tous ensemble isolément dans les périmètres qui peuvent nous être autorisés
  • Nous relevons le challenge au profit de notre cause,
  • Nous sommes tous fiers de cette trace laissée le jour de notre anniversaire

Je vous souhaite à  tous de beaux événements revisités

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